FAQ zum Thema: Apostille beantragen
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Was wird mit der Apostille beglaubigt?
Für den Gebrauch einer Urkunde in einem anderen Land wird folgendes beglaubigt:
- die Echtheit der Unterschrift,
- die Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin bzw. der Unterzeichner gehandelt hat und
- gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist
Die Apostille ist eine Vereinfachung der Legalisation aufgrund des Haager Übereinkommens vom 05. Oktober 1961 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation.
Wo bekomme ich eine Apostille her?
Apostillen, die von Ämtern wie Bürgeramt, Sozialamt uä ausgestellt wurden, also öffentliche oder amtliche Apostillen sind Sache der Bundesländer und je nach Art des Dokuments und je nach Bundesland musst Du Dich an eine andere Stelle wenden. Dafür hat jedes Bundesland eigene Behörden auserkoren, die sich darum kümmern. Mal ist es die Landesdirektion, mal die Polizeidirektion, mal das Regierungspräsidium.
Für gerichtliche Dokumente wie Klagen und Urteile, sowie notarielle Urkunden und Übersetzungen von beeidigten Übersetzern sind die jeweiligen Amts- und Landesgerichte zuständig. Dabei sind die Amtsgerichte oft den Landgerichten zugeordnet, so dass die Apostille beim Landgericht beantragt wird. Manchmal sind aber auch die Amtsgerichte selbst zuständig.
Für Bundesurkunden ist das Auswärtige Amt zuständig.
Für manche Urkunden ist eine Vorbeglaubigung durch die ausstellenden Behörden notwendig, für andere nicht.
Eine Apostille hat bei jeder Apostillenbehörde einen anderen Preis und unterschiedliche Bearbeitungszeiten. Das macht es auf den ersten Blick kompliziert. Aber Du findest jede Information sofort, wenn Du im Internet danach suchst.
Hier habe ich Dir zudem eine Übersicht erstellt. Wenn Du mal eine Apostille brauchst, kannst Du Dir die für Dich zuständige Stelle da heraussuchen. Eine Apostille bekommst Du jedenfalls leider NICHT bei dem beeidigten Übersetzer Deiner Wahl. Der kann sie nur übersetzen.
Zwischen Italien und Deutschland ist es aufgrund der Verträge zwischen den Ländern eigentlich so, dass man keine Apostillen mehr benötigt. Aber dennoch werden sie immer mal wieder eingefordert. Das habe ich z.B. schon bei der Beantragung der italienischen Staatsbürgerschaft für ein in Deutschland geborenes Kind erlebt. Auch bei anwaltlichen Sachen oder Geschäftsgründungen wurden mir schon Apostillen zum Übersetzen vorgelegt. Ob Du eine Apostille benötigst oder nicht, das erfährst Du nur bei der Stelle, bei der Du Deine Urkunden und Dokumente vorlegen sollst, z.B. das italienische Konsulat.
Im Internet findest Du „Anbieter“, welche die Apostille für Dich organisieren möchten. Darauf kannst Du ruhig verzichten. Das kannst Du auch selbst und sparst dabei das Geld für einen „Zwischenhändler“. Suche Dir unten einfach den passenden Link heraus und wende Dich direkt an die zuständige Stelle! Alle Informationen, welche Dokumente Du einreichen musst und wie, findest Du auf deren Seiten, die ich Dir unten auch aufgelistet habe.
Ohne jeglichen Anspruch auf Vollständigkeit, versteht sich. Manchmal ändert sich auch die zuständige Stelle. Ich versuche, die Liste aktuell zu halten, bzw. sie immer weiter zu vervollständigen. Aber im Zweifelsfall gibst Du in Deine Suchmaschine „Apostille beantragen + Dein Bundesland“ ein und findest so meist die richtige Behörde!
Welche Dokumente muss ich einreichen? Wie funktioniert die Bearbeitung?
- Zu beglaubigende Original-Urkunde/n
- Personalausweis, Reisepass oder anderes Dokument, um Dich auszuweisen (nicht bei schriftlicher Beantragung!)
- ggf. Vollmacht für die Person, welche die Apostille einholt
Die Bearbeitung ist ganz einfach. Du schickst Deine Originalurkunde an die Apostille-ausstellende Behörde. (Achtung: Bei schriftlicher Beantragung brauchst Du den Reisepass nicht vorlegen und somit auch nicht mitschicken!). Diese apostilliert Deine Dokumente, d.h. sie versieht die Urkunden mit der Apostille und schickt sie an Dich zurück.
Wenn Du einen Termin machst und persönlich zur zuständigen Stelle gehst, bekommst Du die Apostille sofort und kannst Deine Unterlagen gleich wieder mitnehmen. Das ist aber nicht bei jeder Behörde möglich.
Übersicht: Wer ist für meine Apostille zuständig? Sortiert nach Dokumententyp
| Urkundentyp | Wer ist für die Apostille zuständig | Beispiele | Link zur Beantragung | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| Urkunden, die von Bundesbehörden (Bundesministerien, Bundesamt für Justiz, Bundesgericht) | Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten: Bundesbehörde (für Urkunden des Bundes, ausgestellt von Bundesministerien, Bundesamt für Justiz, Bundesgericht) → Service-Seite zum Thema „Apostillen und Beglaubigungen“ beim BfAA Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten | Führungszeugnisse | https://bfaa.diplo.de/bfaa-de/service/apostillenundbeglaubigungen/apostille-2566120 | Dokumente müssen immer vorbeglaubigt sein. |
Urkunden von Ämtern der Städte und Kommeunen | jeweilige Landesbehörden der einzelnen Bundesländer, in welchen die Urkunden ausgestellt wurden | Personenstandsurkunden, d.h. Urkunden, die von einem Standesamt ausgestellt wurden, z.B. Geburts-, Abstammungs-, Heirats- und Sterbeurkunden, Familienbücher, Ehefähigkeitszeugnisse sowie Bescheinigungen über Namensänderung oder -führung. Urkunden von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen sowie Gesundheitsämtern, Standesämtern, IHKs, Veterinärämtern, Jugendämtern, Prüfungszeugnisse, Schulzeugnisse, Aufenthalts- und Meldebescheinigungen ärztliche Bescheinigungen Schulzeugnisse, Diplomurkunden und Hochschulzeugnisse, Adoptionsunterlagen, wie Sozialberichte, Exportbescheinigungen, die z.B. von der Handelskammer vorbeglaubigt wurden Einkommenssteuererklärungen sowie Ansässigkeitsbescheinigungen Prüfungszeugnisse der IHK Einbürgerungszusicherungen und Einbürgerungsurkunden | Übersicht über die Links weiter unten | manche Dokumente müssen vorbeglaubigt sein, manche nicht vorbeglaubigt werden müssen: – ärztliche Bescheinigungen (Vorbeglaubigung vom Gesundheitsamt oder der Ärzte- bzw. Zahnärztekammer) – Schulzeugnisse, Diplomurkunden, Hochschulzeugnisse von Regierungseinrichtung wie dem staatlichen Schulamt – Adoptionsunterlagen, wie Sozialberichte von Regierungseinrichtung oder Verwaltung wie dem Amt für Soziale Dienste/Sozialamt – Exportbescheinigungen z.B. von der Handelskammer – Einkommenssteuererklä-rungen & Ansässigkeits-bescheinigungen vom Finanzamt – Personenstandsurkunden: nicht immer. Manchmal dürfen Urkunden nicht älter als 6 Monate sein. Dann kannst Du sie Dir noch einmal beim Standesamt neu ausstellen lassen. – Melde-, Aufenthalts- und Ledigkeitsbescheinigungen vom zuständigen Meldeamt (Einwohnermeldeamt / Bürgerbüro) |
Gerichtliche Dokumente | Amtsgerichte und Landgerichte der jeweiligen Bundesländer | Klagen, Urteile, Notarurkunden, Übersetzungen von beeidigten/vereidigten Übersetzerin | Übersicht über die Links weiter siehe unten | |
| Patente vom Deutschen Patent- und Markenamt und Dokumente vom deutschen Bundespatentgericht. | Deutsches Patent- und Markenamt | „für Urkunden aus, die im eigenen Geschäftsbereich entstanden sind“ wie Prioritätsbelege von Schutzrechtsanmeldungen, deutsche Offenlegungsschriften oder Patentschriften, Registerauszüge aus DPMAregister | Antrag auf Erteilung eines Prioritätsbelegs oder einer sonstigen Bescheinigung/Beglaubigung |
Detaillierte Übersicht sortiert nach Behörden und Bundesländern. Bei welcher Stelle bekomme ich eine Apostille in welchem Bundesland?
In dieser Übersicht kannst Du Dir anhand Deines Bundeslandes die für Dich zuständige Behörde heraussuchen. Sie spiegelt die ganze Vielfalt der Landesregierungen Deutschlands wieder :)
Wie lange dauert es, bis ich die Apostille bekomme? (Bearbeitungszeit)
Die Bearbeitungszeiten schwanken zwischen einigen Tagen (z.B. Landgericht Bremen) und 8 Wochen (z.B. Baden Würtemberg). Die Apostille also am besten frühzeitig mit einplanen!
In einigen Bundesländern (z.B. Berlin) ist eine persönliche Vorsprache mit einem Termin möglich, dort bekommst Du die Apostille dann sofort. Es kann allerdings sein, dass Du auf den Termin warten musst, dann ist eine schriftliche Beantragung manchmal doch schneller.
Wieviel kostet eine Apostille?
Die Kosten bewegen sich zwischen 15 und 35 €. Meist sind es so um die 20 € pro Apostille. Manchmal gibt es einen „Rabatt“, wenn Du mehrere Apostillen auf einmal beantragst. Es ist von Bundesland und sogar von Behörde zu Behörde verschieden. Mehr als 25 € pro Apostille kostet es selten. Die teuersten Gebühren für Apostillen habe ich in Rheinland-Pfalz (29 €) und Schleswig-Holstein (35 €) gefunden.
Was ist eine Vorbeglaubigung und brauche ich die?
Eine Vorbeglaubigung ist eine Bestätigung der Echtheit einer Unterschrift oder eines Siegels auf einer Urkunde, bevor die eigentliche Apostille erteilt werden kann – wenn die Apostillebehörde z.B. die unterschreibende Person nicht direkt kennt. Sie wird von der Behörde ausgestellt, welche die Urkunde erstellt hat oder z.B. von einer zugeordneten Behörde. Z.B. kann das Schulamt ein Schulzeugnis apostillieren.
- Die Apostille wird nur dann erteilt, wenn die Unterschrift auf der Urkunde von einer bekannten, hinterlegten Stelle stammt.
- Falls das nicht direkt der Fall ist, muss zunächst eine Behörde bestätigen: „Ja, diese Unterschrift/Siegel gehört tatsächlich zu dieser Behörde/Person.“ → Vorbeglaubigung.
Beispiel Vorbeglaubigung
Du hast ein Schulzeugnis von einer städtischen Schule.
Der Schulleiter unterschreibt → seine Unterschrift ist beim zuständigen Regierungspräsidium nicht hinterlegt.
Deshalb muss zuerst die Schulaufsichtsbehörde (z. B. Bezirksregierung) bestätigen, dass es wirklich die Unterschrift des Schulleiters ist → Vorbeglaubigung.
Typische Fälle, in denen eine Vorbeglaubigung nötig ist
- Schul- und Hochschulzeugnisse (zuerst Bestätigung durch das Schulamt, Hochschulprüfungsamt oder Ministerium)
- Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer (Unterschrift muss vorher von einem Landgericht bestätigt werden, wenn nicht direkt anerkannt)
- Manche Verwaltungsurkunden von kleineren Kommunalbehörden (erst Bestätigung durch eine übergeordnete Behörde, dann Apostille)
Beispiele, ohne Vorbeglaubigung
- Urkunden von Landesministerien oder Regierungspräsidien → deren Unterschriften sind meist direkt hinterlegt
- Gerichtliche Entscheidungen / notarielle Urkunden → Landgerichte können sofort Apostillen ausstellen
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